Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung Lebenslauf-Beispiel

Office Manager und Management-Assistenzen gewährleisten effiziente Unternehmensabläufe, reibungslose Büroorganisation und entlasten Vorstände und Führungskräfte. Im Lebenslauf zählen optimierte Bürokosten, digitale Dokumentenprozesse, Veranstaltungsmanagement und diskrete Betreuung.

Martina Becker

Senior Office Managerin / Assistenz der Geschäftsführung

Düsseldorf, Deutschland martina.becker.office@email.de +49 (211) 555-0148 linkedin.com/in/martina-becker-office

Profil

Organisationsstarke Office Managerin mit 7 Jahren Erfahrung im eigenverantwortlichen Management dynamischer Büro- und Geschäftsleitungsbereiche im Mittelstand und Agenturumfeld. Betreute Standorte mit bis zu 110 Mitarbeitern, verhandelte Dienstleisterverträge mit 19 % Einsparung und digitalisierte Reisemanagement- und Freigabeprozesse.

Berufserfahrung

Senior Office Managerin & Executive Assistant

RhineDigital Innovation AG · Düsseldorf

Jan 2021 — Heute

Verantwortete das gesamte Office Management für zwei Bürostandorte mit insgesamt 95 Mitarbeitern und 1.800 qm Bürofläche.
Unterstützte zwei Geschäftsführer bei Terminkoordination, internationaler Reiseplanung und Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen.
Konsolidierte Lieferantenverträge für IT-Equipment, Facility Management und Catering; reduzierte laufende Bürokosten um 19 % (Einsparung: 42.000 € jährlich).
Organisierte Firmenfeiern, Sommerfeste und Offsites mit bis zu 150 Teilnehmern im Rahmen des vorgegebenen Budgets.

Office Managerin

Ruhr Consulting Partners GmbH · Essen

Sep 2017 — Dez 2020

Führte ein papierloses Büro- und Reisekosten-Tool (Circula) ein; verkürzte Bearbeitungs- und Freigabezeiten von 10 Tagen auf 48 Stunden.
Koordinierte das Onboarding neuer Mitarbeiter bezüglich Arbeitsplatz-Setup, Schlüsselausgabe und Willkommenspaketen.

Kenntnisse

Ganzheitliches Office Management · Assistenz auf Geschäftsführerebene · Lieferanten- & Dienstleisterverhandlung · Reise- & Terminplanung (MS 365, Calendly) · Event- & Konferenzorganisation · Digitale Rechnungs- & Reisekostenprüfung · Facility Management Basics

Ausbildung

Walter-Eucken-Berufskolleg Düsseldorf

Kauffrau für Büromanagement (IHK)

2014 — 2017

Abschlussprüfung mit 'gut' abgeschlossen (Schwerpunkt: Assistenz & Sekretariat)

Zertifikate

Zertifizierte Office Managerin (IHK) · Fortbildung Arbeits- und Gesundheitsschutz für Sicherheitsbeauftragte

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ATS-Keywords für einen Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung-Lebenslauf

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Worauf Recruiter achten

Erfahrung im professionellen Office Management für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.
Diskrete und verlässliche Terminkoordination und Reiseplanung für die Geschäftsführung.
Erfolge bei der Verhandlung von Dienstleisterverträgen und Senkung von Bürogemeinkosten.
Digitalisierung von administrativen Prozessen (z. B. digitales Rechnungs- und Urlaubsmanagement).

Vorher & Nachher: ein Stichpunkt

Schwach

Organisation des Büroalltags und Bestellung von Büromaterial.

Stark

Verwaltete den Bürobetrieb für 85 Mitarbeiter und zwei Standorte; verhandelte Dienstleisterverträge neu und senkte Bürobetriebskosten um 19 % (42.000 € Einsparung).

Häufige Fehler vermeiden

Tätigkeiten als reine Routine abtun, ohne organisatorische Verbesserungen oder Einsparungen zu nennen.
Keine Angabe der betreuten Mitarbeiterzahl oder Bürofläche.
Fehlende Nennung digitaler Kollaborationstools (MS 365, Slack, Personio).
Zu knappe Beschreibungen ohne Handlungskontext.